Comment Organiser Une Conférence De Presse ?

Envoyé: 21/08/2011 |Commentaires: 0 | Consultations: 173 |

Se poser la question: conférence de presse ou communiqué de presse ?

Avant toutes choses, vous devez vous demander si une conférence de presse s'impose ou si un communiqué de presse suffit. Histoire de ne pas avoir à parler devant un auditoire fantôme. 


Rédiger l'invitation à la conférence de presse

Vérifier le calendrier.
Assurez-vous que votre conférence de presse n'est pas en concurrence directe avec un événement majeur qui mobiliserait les rédactions.

Choisir un jour et un horaire adéquats.
Il n'existe pas d'heure idéale ou de jour parfait, mais certaines plages sont à proscrire, comme le lundi matin première heure ou le vendredi en fin d'après-midi. Gardez aussi toujours à l'esprit l'horaire des briefings de rédaction et les délais de bouclement des éditions.

Préciser la date, le lieu et l'heure de la conférence de presse sur l'invitation.
Au besoin, annexer un plan. Indiquer d'ores et déjà un numéro de contact du responsable de presse.

Dévoiler une partie de l'information.
Quel est l'objet de la conférence de presse et qui seront ses intervenants. Il s'agit d'en dire assez pour susciter l'envie des journalistes de s'y rendre, mais pas trop non plus afin de garder les vraies révélations pour l'événement.


Envoyer une invitation à la conférence de presse

Préparer soigneusement une liste de contacts.
N'oubliez pas de faire un indispensable tri. Mieux vaut cibler juste que de décocher des invitations à tout-va. Il est toujours étrange pour un rédacteur de la rubrique politique de recevoir un communiqué sur la toute nouvelle crème épilatoire sans alcool.

Inviter vos relations d'affaires, partenaires, amis, ainsi que quelques collaborateurs de l'entreprise.
Ceux-ci se sentiront fiers de faire partie des élus. Et en cas de naufrage, ils serviront surtout à meubler: un auditoire bien garni laisse une meilleure impression que des chaises vides.

Envoyer l'invitation à la conférence de presse suffisamment à l'avance.
Au minimum 24h, au maximum 7 jours. Si l'urgence l'exige, vous pouvez tout à fait convoquer la presse pour le jour même.

Doublonner les envois.
Adressez l'invitation à la fois à la rédaction en général (ou à la rubrique concernée) et aux journalistes en particulier. Une bonne pratique consiste aussi à l'expédier par poste et par email. Ainsi, vous êtes à peu près sûr que votre missive aura été vue au moins par un membre de chaque média.

Annexer un talon-réponse à faxer ou un lien à cliquer pour confirmer sa présence.
Toutefois, la plupart du temps, vous n'aurez que peu de confirmations dans le délai imposé et il vous faudra empoigner votre téléphone pour rameuter la foule.

Faire un rappel téléphonique.
Appelez chaque média pour rappeler l'événement et s'assurer de sa présence. «Vendre» sa conférence de presse est incontestablement la partie la plus fastidieuse du travail. C'est là qu'un bon attaché de presse fera toute la différence, car il pourra en plus s'appuyer sur ses relations privilégiées.

Trouver les bons arguments pour convaincre vos interlocuteurs.
Un hebdomadaire people n'a pas les mêmes intérêts qu'un quotidien économique. En proposant des angles d'approche ou des propositions de sujets en fonction des médias, vous augmentez les chances de couverture.

Planifier la conférence de presse

Limiter les interventions.
Rien ne sert d'avoir dix intervenants autour de la table, dont huit qui restent muets durant toute la conférence de presse.

Mettre les responsables en avant.
Les journalistes veulent écouter les patrons, pas les assistants ou les secrétaires, aussi volubiles soient-ils.

Planifier les interventions.
Diviser le temps de parole entre les interlocuteurs et identifier la matière que chacun d'entre eux traitera.

Faire une répétition générale.
À moins d'être particulièrement doué pour les discours et l'improvisation, entraînez-vous. Insistez aussi pour que vos collègues ne lisent pas de texte et aillent droit à l'essentiel, quitte à revenir sur certains points lors des questions-réponses.


Le jour J de la conférence de presse

Une table ronde ou des rangées de chaises ? Si vous n'attendez qu'une petite poignée de journalistes, la table ronde est le meuble le plus convivial pour une conférence de presse. Il est plus cordial d'avoir les journalistes à ses côtés plutôt que devant. Si la grande foule est annoncée, il faut mieux avoir recours au système traditionnel d'une grande table et de plusieurs rangées de chaises.

Prévoir une liste de présence.
Cela paraît très académique, mais c'est parfois le seul moyen de savoir quels médias ont assisté à votre conférence de presse.

Remettre le communiqué ou le dossier de presse à l'arrivée du journaliste.
Les informations sont à distribuer à l'arrivée du journaliste et non pas à la fin de la conférence de presse. Il pourra ainsi déjà le parcourir et y faire des annotations. Vous pouvez télécharger notre modèle de communiqué de presse (en format Word) en guise d'exemple.

Commencer à l'heure.
C'est une marque de respect pour ceux qui ont fait l'effort de ne pas arriver en retard.

Dire quelques mots de bienvenue.
En général, cette responsabilité incombe à l'attaché de presse, mais n'importe quel collaborateur peut inviter l'auditoire à s'asseoir et passer la parole aux intervenants.

Présenter les interlocuteurs.
S'ils sont nombreux, placez une plaquette d'identification avec leur nom et leur fonction sur la table. Assurez-vous que chacun respecte son temps de parole et se tienne à la matière à traiter.

Ne pas prolonger inutilement.
Trente minutes d'intervention au maximum, puis lancez les questions. La conférence de presse ne devrait pas durer plus d'une heure au total, questions-réponses comprises.

Prévoir boissons et petits fours à la fin de la conférence.
Les boissons peuvent aussi être servies à l'arrivée des journalistes. Rien ne vous empêche de lancer l'invitation à un repas à bien plaire ou à quelques journalistes de votre choix.

Après la conférence de presse

Faire preuve de disponibilité.
Soyez ouvert à des questions particulières des journalistes à l'issue de la conférence. C'est un moment privilégié pour approfondir des sujets ou mieux se connaître.

Rester atteignable.
Gardez votre portable allumé durant toute la journée. Souvent, le journaliste a besoin de précisions supplémentaires, lors de la rédaction de son article.

Envoyer le communiqué de presse aux médias absents.
Vous pouvez bien entendu également envoyer le communiqué juste avant la conférence de presse (par mail ou par fax), mais il est toujours préférable d'attendre la fin. Si vous n'êtes pas proche du bureau, confiez cette tâche à un collaborateur.

Publier l'information sur votre site internet.
Il est important que vos clients et collaborateurs puissent également partager vos informations.

Article originel sur: www.steveaxentios.ch/relations-presse/comment-organiser-une-conference-de-presse.html

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    Myriam Vandenbroucque

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    De: Myriam Vandenbroucquel Marketing> Conseils en Marketingl 20/12/2011 lConsultations: 50
    Myriam Vandenbroucque

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